Расширенный Гант для управления проектами в Bitrix
Модернизированная версия Диаграммы Ганта от Битрикс24, созданная с использованием JavaScript виджета Webix Gantt Chart (Webix Диаграмма Ганта) для управляющей компании. Персонализированное решение разработанное для клиента с целью поддержки эксплуатации и управления коммерческими и жилыми объектами в крупном жилом комплексе.
Идея
Расширить функционал Битрикс24 с помощью улучшенной Диаграммы Ганта, чтобы не только создавать задачи и устанавливать дедлайны, но и эффективно управлять проектами через мониторинг рабочего времени сотрудников.
Бизнес-задачи
Клиент из управляющей компании, занимающейся эксплуатацией и управлением коммерческими и жилыми объектами, обратился к нам с просьбой расширить функционал системы Bitrix24. Управляющая компания выполняет ряд взаимозависимых работ на различных объектах жилого комплекса, включая архитектурное проектирование, дизайн, шеф-контроль, согласования, ландшафтные и ремонтные работы.
Основная проблема заключалась в трудностях мониторинга и контроля занятости сотрудников, что приводило к путанице в задачах и нерациональной трате времени. Ведение проектов компания осуществляла в Диаграмме Ганта системы Bitrix, но в связи с отсутствием ресурсной диаграммы в Bitrix24, компания испытывала сложности в распределении обязанностей и выплате заработной платы. Это приводило к простоям, хаотичности в распределении рабочего времени и неудовлетворенности клиентов. В особенности это отягощалось еще и тем, что задачи могли ставиться не только сотрудниками компании (непосредственными пользователями системы), но также вендорами удаленно по API.
Из-за изменчивости задач, их зависимости друг от друга и необходимости мониторинга загруженности ресурсов, было принято решение следовать следующим ключевым бизнес-задачам при создании усовершенствованной версии Диаграммы Ганта:
- Визуализировать количество часов назначенных на каждый ресурс на диаграмме, которая была бы удобной для анализа,
- Оценивать загрузку каждого ресурса в день.
В иерархии задач в Битрикс по умолчанию существуют только задачи и подзадачи, что оказалось недостаточным для клиента. Поэтому возникла необходимость делить проекты на Вехи для определения сопутствующих работ. При этом требовалось сохранить существующие функции Bitrix24, которые активно использовались клиентом:
— поля для атрибутов задач
— возможность создания расписания для регулярных целей, таких как: работы по обслуживанию дворов (обрезка деревьев, стрижка газонов, высадка растений и т.д.), инспекция на территории жилого комплекса и т.д.
Также нужно было произвести интеграцию с бэкендом, где хранятся значения таких полей, чтобы сохранить заложенные в системе Битрикс24 зависимости при создании и редактировании задач прямо из Диаграммы Ганта.
Компания использовала Битрикс-приложение «Мастер Бизнес Процессов», которое позволяет настраивать стадии проектов разными цветами. Однако клиент хотел, чтобы стадии отображались как вехи на диаграмме Ганта и чтобы задачи подсвечивались теми же цветами, что и в Мастере.
В том числе, в ходе бизнес-анализа выяснилось, что клиенту не хватало возможности создавать задачи без даты начала и окончания (например ремонт крыши здания зависит от погоды, т.е. точную дату старта и завершения работ спланировать невозможно) и разделять задачи. Мы также учли, что из функций Диаграммы Ганта системы Битрикс24 по умолчанию клиентом была востребована сортировка задач по атрибутам, в том числе многоуровневая сортировка (для быстрого поиска).
Решение
После детального сбора и анализа требований клиента мы решили использовать инструмент Битрикса «Задачи и проекты» в качестве примера. Для создания Диаграммы Ганта с необходимыми функциями было более рационально не расширять текущий Гант Битрикса, а использовать готовый комплексный виджет Webix Gantt Chart (Webix Диаграмма Ганта) и на его основе разработать отдельное приложение для Битрикс. При этом, как уже упоминалось, необходимо было сохранить поля для атрибутов задач Битрикс, которые отсутствуют в стандартном JavaScript виджете Webix Диаграмма Ганта.
Таким образом, разработка приложения проходила в два этапа: часть требований клиента была удовлетворена с помощью готового виджета, а некоторые функции требовали адаптации.
Готовые функции Webix Gantt Chart
Данный комплексный виджет поддается кастомизации и, в отличие от нативного Bitrix Диаграммы Ганта, предлагает следующие функции “из коробки”, которые оказались полезными для клиента в работе с ресурсами:
- Диаграмма ресурсов предназначена для анализа загруженности ресурсов проекта и отображает загруженность каждого ресурса по дням. Позволяет отобразить рабочие часы по категориям и ресурсам, рабочую нагрузку в часах или задачах, а также визуализировать переработку (отобразить другими цветами, недоработки и переработки (если выходит более, или менее 8 часов);
- Дерево ресурсов отображает задачи, сгруппированные по ресурсам, которые им назначены, а также задачи, у которых нет назначения;
- Более богатое Дерево задач показывает задачи в иерархическом виде и колонку “Назначения”. Напротив каждой задачи изображены аватарки назначенных ресурсов. Эту панель можно кастомизировать и добавлять любые колонки с атрибутами задач;
- Переключение в режим “Часов в день” дает возможность оценить загрузку ресурсов в день с помощью специальной диаграммы. В таблице Дерево ресурсов появляется столбец Часы. Напротив каждого ресурса в ячейке столбца отображается количество назначенных ему часов за весь период продолжительности проекта;
- В Webix Диаграмме Ганта существуют разные типы задач: Проект, Задача, Веха, Разделенная задача. Это разнообразие помогло решить вопрос с делением Проекта на Вехи (маркеры, имеющие форму розового кристалла). Их использование в Диаграмме Ганта предназначено для обозначения важных точек рабочего процесса. Возможно менять только дату ее текущего положения, используя форму редактирования или перетаскивая вдоль шкалы времени на диаграмме. В отличии от Задачи и Проекта, Веха не имеет временной продолжительности и шкалы готовности;
- Webix Диаграмма Ганта также дала возможность добавить в Дерево Задач (либо дерево Ресурсов в соответствующем режиме) любые колонки с атрибутами, по которым было бы удобно осуществлять поиск задач. Сортировка по одному столбцу, либо комбинированная (по нескольким столбцам) так же нативно представлена в виджете, а кликнув на нужную задачу и переместив его в выбранное место, можно было сортировать задачи вручную. При этом, их порядок сохраняется. Сортировка задач в Дереве задач незамедлительно отображается на Диаграмме Ганта.
Таким образом, мы частично покрыли запросы заказчика за счет нативного поведения Webix Диаграммы Ганта.
Основной особенностью нашего решения стало использование Webix Gantt Chart для создания персонализированной Диаграммы Ганта, которая сохранила функции Bitrix24 и добавила новые возможности для эффективного управления ресурсами и задачами, включая внедрение ресурсной диаграммы.
Кастомизация Webix Gantt Chart под нужды заказчика
Создание незапланированных задач
Кастомизация задач позволила создавать незапланированные задачи, которые могут не иметь даты начала и/или окончания. Пользователи могут оставлять поля времени пустыми.
Дополнение Информационной панели
Информационная панель Webix Диаграммы Ганта была дополнена функционалом, которым пользовался заказчик для работы с задачами в Битрикс24, а именно:
- возможность присвоить задаче важность,
- добавить форматированное описание задачи,
- назначение Соисполнителей и Наблюдателей,
- прикрепление файлов и чеклиста,
- расписание для отправки напоминания,
- возможность сделать задачу регулярной,
- связывать с другими сущностями и создавать шаблон на базе задачи.
При этом нами было предложено сгруппировать атрибуты и разместить их на внутренних вкладках панели.
Разделение задач
Реализована возможность для пользователя после назначения ресурса разделить задачу (распределить количество дней, назначенных ресурсу, на несколько месяцев). Рабочая нагрузка ресурса в гистограмме ресурсов теперь рассчитывается в соответствии с количеством дней, назначенных в определенном месяце. Рабочая нагрузка ресурса в день рассчитывается как количество назначенных дней в определенном месяце, деленное на количество рабочих дней в этом месяце в длительности задачи.
Результат
Модернизированная версия Диаграммы Ганта, созданная с использованием Webix Gantt Chart, значительно улучшила управление задачами и ресурсами для управляющей компании.
Эффективное планирование и контроль.
Клиент теперь может эффективно планировать и контролировать рабочее время сотрудников, что привело к снижению простоев и повышению удовлетворенности как сотрудников, так и клиентов.
Улучшенная визуализация загрузки ресурсов.
Внедрение функции визуализации загрузки ресурсов позволило компании более точно распределять рабочие задачи, что сократило время на планирование.
Создание незапланированных задач.
Возможность создания незапланированных задач обеспечила гибкость в управлении проектами, что особенно важно для задач, зависящих от внешних факторов, таких как погодные условия.
Повышение производительности.
Благодаря новым функциям, таким как оценка загрузки ресурсов в день и возможность разделения задач, производительность сотрудников значительно увеличилась.
Снижение ошибок и улучшение коммуникации.
Интеграция с бэкендом и сохранение зависимостей задач в системе Bitrix24 позволили снизить количество ошибок при создании и редактировании задач, а также улучшить коммуникацию между сотрудниками и вендорами.