Давайте начнём с любопытного вопроса. Вы когда-нибудь участвовали в проекте в качестве члена команды, лидера или заинтересованной стороны? С проектами можно столкнуться в в разных сферах жизни: от строительства дома до запуска нового программного обеспечения или организации свадьбы. Проекты бывают разными и могут различаться по размеру, сложности, продолжительности и ресурсам. Так что не удивительно, если вы ответили положительно на наш вопрос. Значит, вы знаете не понаслышке, насколько сложной и полезной может быть работа над проектом, имеющим четкую цель, определенный объем задач и конкретные сроки.
Но что же делает проект успешным? Как планировать и управлять им эффективно и результативно? Может возникнуть много вопросов, и большинство из ответов можно найти с помощью Плана реализации проекта (также известный, как Project Execution Plan или PEP) и Плана управления проектом (Project Management Plan или PMP).
Чем же они могут помочь? Давайте узнаем!
Менеджмент проекта: план реализации vs план управления
Если вы участвовали хотя бы в одном проекте, то точно столкнулись хотя бы с одним из этих планом. Может вы не встречали данные термины, но с процессом должны быть знакомы. Но, знаете ли вы их отличия и как их успешно использовать? Можно ли их вообще использовать одновременно? Давайте разбираться!
План реализации проекта
План реализации проекта (PEP) — это документ, в котором описывается, как будет выполняться проект, с акцентом на действия и результаты проектной группы. С помощью Плана реализации проекта возможно определить роли и обязанности членов проектной группы и заинтересованных сторон, чтобы эффективнее планировать, отслеживать и контролировать действия проекта, охватывая «что» и «почему». Как правило, такой план готовит менеджер проекта, чтобы позже утвердить его с клиентом.
Источник: Quixy Project Management Statistics
Создание плана реализации проекта — это хороший способ обозначить следующие элементы вашего проекта:
- Содержание проекта (Project scope). В этом документе собраны все цели, задачи и планируемые результаты вашего проекта. Он должен объяснять суть проекта и его важность для клиента. Кроме того, документ обязан содержать описание ограничений проекта для лучшего понимания командой ожидаемых результатов. Скоуп проекта призван определить ожидания и требования заинтересованных сторон и избежать разрастания объема работ или несогласованных изменений.
- Качество и технические стандарты. План реализации проекта включает спецификации качества и технические критерии, необходимые для обеспечения и измерения результатов проекта. Учитывайте все виды деятельности, инструменты, методы и, конечно же, стандарты, которые вы будете использовать в процессе управления проектом. Все эти аспекты помогут вам предоставить высококачественный и надежный продукт или услугу, отвечающую потребностям и ожиданиям клиента.
- Распределение ресурсов. Помимо скоупа проекта и определения стандартов качества, менеджер проекта должен также определить необходимые человеческие, материальные и финансовые ресурсы. В том числе, важно учитывать навыки членов вашей проектной команды и выяснить, кто доступен для выполнения задачи и есть ли потребность в обучении, инструментах и поддержке. Распределение всех ресурсов помогает руководителям проектов оптимизировать их использование, а также снизить расходы и общую стоимость проекта.
- График проекта. Все задачи, обязанности и роли, которые вы включили в проект, должны быть распределены в соответствии с оговоренным графиком. Оцените продолжительность, трудозатраты и стоимость каждой задачи и создайте временную шкалу или диаграмму Ганта, чтобы показать последовательность и зависимости задач. В таком случае вам может помочь программное обеспечение для управления проектами. В целом, планирование проекта помогает создать реалистичный и достижимый план реализации проекта и отслеживать его ход выполнения и статус.
- Управление риском. Не забывайте выявлять и анализировать потенциальные риски, которые могут повлиять на проект, потому что вам нужно будет знать, как их смягчить или избежать. Рекомендуется отслеживать и анализировать риски на протяжении всего жизненного цикла проекта. Управление рисками помогает предвидеть и управлять неопределенностями и проблемами проекта, а также снизить их негативные последствия.
План управления проектом
Что же насчет плана управления проектом (PMP)? Давайте посмотрим, чем он отличается от PEP.
План управления проектом описывает, как будет осуществляться управление проектом и какие процессы и процедуры должны быть выполнены. То есть основное внимание в нем сосредоточено на «когда» и «как это делать».
Этот тип планирования также готовит менеджер проекта. Документ включает в себя процедуры, которым вы будете следовать для планирования, выполнения, мониторинга, контроля и завершения проекта. Некоторые рассматривают PMP как общий план, в то время как PEP более специфичен для конкретной области и является частью PMP. Другие рассматривают их как два отдельных этапа общего процесса управления проектами, разделенных на три этапа (ведение проекта, управление проектом и реализация проекта).
Ваше планирование будет непременно исправлено, если не Вами, то меняющейся реальностью.
Чтобы лучше понять, чем План управления проектом отличается от Плана реализации проекта, давайте рассмотрим элементы, которые обычно в него входят:
- Обзор проекта и базовые показатели. Этот элемент аналогичен информации, которую вы собираете для плана реализации проекта, однако это более обобщенная версия цели проекта, объема, результатов, обязанностей, контрольных точек и т. д. Все ожидания и ограничения проекта, связанные с затратами, графиком и прогрессом, также могут быть его частью. Главное здесь — дать общее представление о проекте и показать, почему он важен. Если вы используете оба плана, то можете указать эти детали в PEP.
- Проектные процессы. Процессы, о которых вы упоминаете в плане управления проектом, охватывают более широкий спектр восприятия, включая методы и инструменты, которые вы будете использовать для управления деятельностью и результатами проекта, а также все процессы управления проектом, связанные с началом, планированием, исполнением, мониторингом, контролем и закрытием. В целом, все подобные детали, которые вы включили в PEP, могут быть перенесены сюда и дополнены другими планами или документами.
- План управления изменениями. В данном случае, различия между двумя планами становятся более очевидными. План управления изменениями создается для описания того, как ваша команда будет обрабатывать любые изменения, которые могут повлиять на объем проекта, выбранный вами график, затраты, качество результатов или любой другой аспект проекта. Обычно он включает в себя сведения о процессе запроса на изменение, журнал изменений и анализ влияния, которое могут принести изменения. Эта часть документа помогает управлять изменениями в проекте контролируемым и систематическим образом, а также избегать конфликтов или других негативных последствий.
- План управления конфигурацией. В этой части описывается, как вы будете идентифицировать, документировать, хранить и отслеживать конечные результаты проекта и его версии. Поэтому необходимо включить элементы, запланированные для настройки, и использовать системы, которые помогут вам справиться с аудитами и отчетами о состоянии и прогрессе.
- План измерения производительности. Здесь описывается, как вы будете измерять и сообщать о производительности и ходе выполнения проекта, используя базовые показатели проекта и его метрики. План управления проектом (PMP) обычно включает в себя показатели эффективности, инструменты измерения эффективности, отчеты о производительности и обзоры производительности. Использование систем онлайн-планирования в этом случае помогает отслеживать и контролировать производительность и ход выполнения проекта, а также сообщать о его статусе и проблемах проектной команде и заинтересованным сторонам.
- Другие планы. Помимо упомянутых типов планов, в PMP может также включать в себя другие документы, которые могут быть использованы в жизненном цикле проекта и затрагивать конкретные аспекты процесса. Например, может понадобиться документ об объеме услуг, или клиент предложит какой-то другой вариант. Все зависит от вашего проекта, поэтому вы можете просто создать план управления проектом, который будет включать в себя все вышеперечисленное, или же вообще использовать другие виды проектной документации.
Таким образом, основное различие между Планом реализации проекта (PEP) и Планом управления проектом (PMP) заключается в уровне детализации и назначении. PEP представляет собой стратегический обзор проекта и его выполнения, в то время как PMP предлагает всеобъемлющее руководство по проекту и его управлению. Оба плана важны для любого проекта, и они не должны противоречить друг другу и обязаны быть согласованы с клиентом. Также рекомендуется их обновлять и пересматривать по мере продвижения и изменения проекта.
Имейте в виду, что План управления проектом и План реализации проекта не являются взаимоисключающими, а скорее дополняют друг друга. Они помогают проектной команде и заинтересованным сторонам понять и успешно выполнить проект.
Схожи ли процессы создания PEP и PMP?
Нет, создание Плана реализации проекта и Плана управления проектом — это два разных процесса. Если у вас все еще есть некоторые сомнения, давайте посмотрим на разницу этих процессов.
Оба плана охватывают схожие области (например, объем проекта, процесс планирования, распределение затрат и ресурсов, контроль качества и т. д.), но имеют разный уровень детализации и акцента.
Плана реализации проекта | Плана управления проектом |
|
|
Необходимо также понимать, что после того, как все созданные вашей командой планы рассмотрены и подтверждены, путь на этом не заканчивается. После реализации проекта, вы должны провести совещание по разбору проекта со своей командой и заинтересованными сторонами. Это поможет всем причастным к проекту оценить его эффективность и результаты.
Задокументируйте извлеченные уроки и лучшие практики из вашего проекта и поделитесь ими со остальными участниками команды для улучшения будущих проектов и совместного роста. Кроме того, не забывайте отмечать достижения и вклад каждого и благодарить друг друга за поддержку и сотрудничество.
Рекомендуем прочитать Как разработать систему управления клубом, подходящую для вашей студии или фитнес-центра?
В заключение
Как видите, PEP и PMP жизненно важны для процесса управления проектами и их жизненного цикла. Эти планы можно использовать как взаимозаменяемые, так и в связке, но они, безусловно, очень помогают всем участникам проекта быть на одной волне. С их помощью проектная команда и заинтересованные стороны понимают, как успешно выполнить проект и получить ожидаемые результаты.
Также важно иметь команду соответствующих специалистов. Поэтому, если вам их не хватает или вы хотите иметь специальную команду разработчиков с опытным менеджером проекта, который создаст все необходимые документы, свяжитесь с нами, и мы подберем команду специалистов исходя из ваших потребностей.
